Jak prowadzić negocjacje w biznesie?

Jeśli jesteś przedsiębiorcą, to negocjacje w różnych formach są dla Ciebie codziennością. Przed nawiązaniem współpracy obie strony muszą ustalić warunki (np. kontraktu na torby reklamowe). Niektórzy ludzie mają naturalną łatwość w prowadzeniu takich rozmów — jest to wielka wartość i ułatwienie. Negocjacji można też się nauczyć, począwszy od podstaw, aż do jej tajników.

Dobry negocjator

Spotykając się z partnerem biznesowym, należy przede wszystkim być pewnym siebie. To kluczowa zasada, jeśli chcesz osiągnąć sukces. Negocjator powinien być otwarty i cierpliwy, lepiej jest, jeśli mniej mówi, a więcej słucha i zadaje dużo pytań. Należy utrzymywać z rozmówcą stały kontakt wzrokowy, parafrazować jego wypowiedzi i okazywać zainteresowanie. Warto wiedzieć, że aż 50% informacji przekazywanych jest za pomocą mowy ciała, 30% za pomocą tonu głosu, a jedynie 20% za pomocą słów. Drugiej stronie należy okazywać szacunek w rozmowie i podkreślać jej wartość (konkretnego działania, profesji, umiejętności, osiągnięć). Koniecznie jednak trzeba się wystrzegać sztucznych i przerysowanych pochlebstw.

Przygotowanie do negocjacji

Przed spotkaniem zdobądź wszystkie możliwe informacje na temat drugiej strony, dotyczące zarówno jej mocnych, jak i słabszych stron. Określ swój cel, czyli to, co chcesz osiągnąć za pomocą negocjacji (np. chcę zdobyć nowego, stałego odbiorcę na torby reklamowe). Odpowiedz sobie na pytanie — czy mam jakąś alternatywę moich warunków? Ustal też strefę wspólnego porozumienia, w której  będzie możliwe przyjęcie warunków korzystnych dla obu stron. Ważną sprawą jest określenie tzw. ścian w negocjacjach, czyli minimum tego, co chcesz osiągnąć i maksimum tego, co możesz zaoferować. Istotne jest miejsce spotkania, własne terytorium (siedziba) daje przewagę. Dobrym rozwiązaniem jest także terytorium neutralne, czyli np. spotkanie w hotelowej restauracji. Na sam koniec przygotowań ustal strategię i argumenty, których użyjesz w negocjacjach.

Sedno negocjacji

Na początku spotkania trzeba wymienić grzeczności i przedstawić członków zespołu negocjacyjnego. Warto pozwolić zaprezentować drugiej stronie swoją ofertę najpierw. To stwarza możliwość zorientowania się w sytuacji i szybkiej korekty swojej propozycji wyjściowej. Aktywnie słuchaj, zadawaj pytania i mimo tego, że mniej mówisz — kieruj rozmową. Nie zamykaj się na swojej pozycji, lepsza jest otwartość na argumenty partnera, to w drugiej stronie budzi szacunek i nadzieję na osiągnięcie porozumienia. Dawaj do zrozumienia, że masz w sobie gotowość do pewnych (zaplanowanych) ustępstw. Dyskutuj i dąż do rozwiązania wygrana - wygrana (win - win).

Nie argumentuj, jeśli nie widzisz wyraźnej potrzeby. Argumenty pobudzają drugą stronę do znajdywania kontrargumentów. Dochodzi wtedy do niepotrzebnej rozmowy, która podnosi emocje, a może prowadzić w ślepy zaułek. Warto zastanowić się także nad określeniem już na początku ram czasowych spotkania. Gdy do jego zakończenia zostaje mniej niż 10 minut, wielu kontrahentów idzie na największe ustępstwa.

Nie dopuść do nieporozumienia związanego z tzw. „efektem drzwi”. Polega on na tym, że osoba wychodząca ze spotkania zapomina znaczącą część ustaleń w chwili wyjścia z pomieszczenia. Aby uniknąć takiej sytuacji i wytykania sobie nawzajem co kto ustalał, podejmij właściwe działanie. Po pierwsze — w czasie spotkania spisuj wszystkie ustalenia, a następnie zbierz podpisy pod sporządzoną notatką. Warto też odprowadzić partnera do drzwi lub na parking i w czasie drogi jeszcze raz podsumować kluczowe ustalenia. Takie praktyki zdecydowanie zmniejszają ryzyko nieporozumień i oszczędzają wiele czasu.

Zakończenie negocjacji

Przed zamknięciem negocjacji ustal warunki porozumienia i określ kontrakt końcowy. Na zakończenie pogratuluj drugiej stronie. Dzięki takiemu zachowaniu podkreślisz dobrą relację z Twoim partnerem, dasz mu do zrozumienia, że zawarte porozumienie jest wynikiem także jego współpracy. Uśmiech i wymiana uprzejmości pozostawią miłe i pozytywne wrażenie.